Réussir sa gestion de projets n’est pas une mince affaire. Encore plus si vous n’utilisez pas encore un logiciel de gestion de projets. Tenir les délais et le budget, garder son équipe motivée tout le long de la livraison du projet, être rapide sans pour autant bâcler son travail, les aspects à prendre en compte pour bien gérer un projet sont nombreux. Notre équipe a donc décidé de vous partager ces 7 conseils pour réussir la gestion de tous vos projets.
Bien définir son objectif (et ses sous-objectifs)
Même si cela peut sembler logique, déterminer avant même de commencer à travailler avec son équipe ses objectifs est indispensable pour une bonne gestion de projets. Si vous ne savez pas où aller dès le début, vous risquez bien vite de perdre de vue ce qui compte vraiment, et votre équipe avec.
Avoir un objectif clair vous permettra de mieux concentrer vos efforts et d’exprimer plus simplement vos besoins auprès de vos collaborateurs.
N’hésitez pas à définir plusieurs sous-objectifs, qui peuvent eux-mêmes être découpés en sous-objectifs. L’idée est de savoir pour chaque étape de votre projet ce qu’il y a à faire et ce que cela implique comme travail.
Pour se faire, il suffit de définir concrètement ce qu’on attend de vous (et de votre équipe) en remplissant ces éléments :
- Quel livrable est attendu ?
- De combien de temps est-ce que je dispose ?
- Pour quel budget ?
Répartir le travail et les tâches selon les compétences
Un projet peut, selon votre activité et la taille de votre entreprise, prendre des proportions bien différentes, et le nombre de personnes impliquées peut considérablement croître. Cependant, même si vous avez un petit effectif à gérer, il faut toujours garder à l’esprit qu’une bonne répartition des tâches selon les compétences est une dimension importante pour la réussite de vos projets.
Pour mener à bien un projet complexe, une multitude de compétences sont souvent requises. Les équipes pluridisciplinaires sont la clé du succès.
Comme dans toute bonne planification de projets, faire l’inventaire de toutes les tâches à réaliser est indispensable. Cela vous permettra de mieux cerner le champ d’action de chacun et le travail à réaliser. Les besoins en compétences seront ainsi plus faciles à évaluer. Vous saurez également s’il est nécessaire d’externaliser certaines missions pour mener à bien votre projet.
Organisez les tâches et les missions
L’ordonnancement des tâches est une phase nécessaire pour réussir votre gestion de projets. Elle consiste à organiser les tâches sur une période donnée et à déterminer l’ordre de réalisation de chacune pour atteindre votre objectif. L’une des principales difficultés est d’estimer la charge de travail d’une tâche en particulier. Concertez-vous avec votre équipe et n’hésitez pas à voir plus large plutôt que d’être rattrapé par les délais que vous vous serez imposés.
Pensez à bien identifier les tâches qui empêchent la réalisation d’autres missions. Vous éviterez de vous retrouver bloqué bêtement en attendant qu’un collègue ou un prestataire remplisse sa mission.
Rappelez-vous que certaines activités peuvent être menées de façon parallèle pour gagner en efficacité. Si vous avez des contraintes de ce type, profitez-en pour faire d’autres tâches et optimiser votre temps de travail.
Divisez minutieusement chaque grande phase en une multitude de petites étapes. Il s’agit d’un excellent moyen de ne rien oublier, d’éviter les retours en arrière et de motiver votre équipe de travail. Celle-ci constatera au quotidien la progression constante de leurs efforts.
Plus la planification du projet sera étoffée, mieux votre projet se portera !
Définissez un cadre de travail clair et collaboratif
Travailler ensemble et de manière collaborative ne doit pas se résumer à quelques réunions et à un concept abstrait. Si vous voulez que votre projet avance dans les meilleures conditions, vous devez créer un cadre de travail qui facilitera la communication et le suivi de l’activité de chacun.
Utiliser un logiciel de gestion de tâches collaboratif comme Kiwili est une option intéressante pour tous les chefs de projet qui veulent voir leurs projets prendre la bonne tournure. Suivi du temps de travail, partage de documents, définition des tâches prioritaires, Kiwili est le logiciel qui vous permettra de travailler avec votre équipe en toute simplicité.
Dites adieu aux post-it et fichiers Excel ! Enregistrez plutôt vos tâches de travail dans un seul endroit sécuritaire, disponible en tout temps sur le web par tous vos collaborateurs.
Faites un suivi rigoureux
La garantie du succès de votre gestion de projet passe avant tout par la rigueur. Restez fidèle à ce que vous avez défini dans la phase préparatoire. Concertez-vous régulièrement avec votre équipe pour savoir où ils en sont et leurs difficultés.
Chez Kiwili, pour faciliter la lisibilité du travail de chacun, nous avons mis en place l’un des outils les plus connus de la méthode agile, le Scrum. C’est un point quotidien et régulier entre les différents membres de l’équipe qui permet faire le suivi du travail de chacun. La réunion doit être courte et concise. Chaque participant explique simplement ce qu’il a fait la veille et ce qu’il compte faire aujourd’hui, en faisant part de ses difficultés. Il peut également soulever certains points qu’il ne peut pas régler seul. Il s’organise pour les régler avec ses collaborateurs à la fin de la séance Scrum.
Le but d’un Scrum n’est pas de faire une réunion de travail, simplement un point sur le travail accompli et à réaliser. Il est utilisé pour suivre avec précision l’avancée de projets.
En étant à l’écoute de votre écoute et de ses avancées, vous pourrez adapter votre planning de projet en le révisant au jour le jour, au rythme de l’avancement des travaux. Vérifiez régulièrement si votre progression correspond au plan établi et modifiez ce dernier au besoin. Mettez en évidence ce qui se déroule bien, les points pour lesquels des améliorations sont à apporter et les actions correctrices à mettre en place.
N’oubliez pas de faire des points plus traditionnels aux moments clés de votre projet et d’utiliser nos conseils pour mener une réunion efficace pour être sûr de ne rien oublier.
Assurez-vous de garder le cap sur votre gestion de projets !
Impliquez votre équipe
La dimension la plus complexe dans le management de projet est la gestion de l’équipe. Votre équipe se crée parfois à partir de rien et les membres, aux profils très variés ne se connaîtront pas forcément. Pourtant, ils doivent apprendre à collaborer et structurer leur travail rapidement.
En tant que manager ou gestionnaire de projet, c’est à vous d’aider vos collaborateurs à s’approprier pleinement le projet.
Une équipe, c’est bien plus que des compétences mobilisées pour des tâches spécifiques. Ce sont aussi des collaborateurs plein d’expériences, de ressentis et d’idées que l’on a trop souvent tendance à écarter. Plus vous les impliquez tôt dans les processus de réflexion du projet, plus ils pourront apporter leurs savoir-être et leurs savoir-faire. Prêtez-leur une oreille attentive !
Une équipe soutenue et qui se sent écoutée sera plus performante dans son travail. Un bon chef de projet est aussi celui qui saura défendre ses collaborateurs en interne et à l’extérieur, et qui saura valoriser le travail de chacun.
Être à l’écoute est important, mais ne suffit pas. Il faut aussi montrer par la preuve que vous prenez en compte leurs considérations (si elles sont pertinentes) et accepter les critiques et les remarques (qui sont généralement très constructives).
Si les membres de votre équipe travaillent sur plusieurs projets en même temps, n’oubliez pas de prendre en compte les impératifs de chacun. Dégagez du temps libre pour leur permettre de travailler efficacement sur chacune de leurs affectations.
Apprenez de vos erreurs
Chaque projet est différent. Pourtant, les erreurs de gestion de projet sont souvent les mêmes. L’aboutissement d’un projet est l’occasion de faire le point avec ses collaborateurs sur tout ce qui a pu se passer pendant la réalisation de ce projet. Un débriefing collectif et par pôle (développement, marketing, etc.) est une étape tout aussi importante que la réalisation en elle-même. Profitez-en pour valoriser toute votre équipe et son implication !
Évaluez votre travail et les points d’amélioration pour trouver les meilleures manières de travailler pour vous et vos collaborateurs. Retrouvez notre article sur la méthode D.M.A.I.C si vous voulez en apprendre plus sur le principe de l’amélioration continue en gestion de projet.
La réussite d’un projet ne dépend pas que de vous. Il faut savoir écouter et prendre en compte l’ensemble des facteurs (humains, économiques, temporels, etc.) qui composent un projet.
La rigueur et la souplesse sont les deux notions qu’il faut toujours garder à l’esprit lorsque l’on veut mener un projet à bien. Qu’importe les tensions et les difficultés que vous rencontrerez, vous finirez toujours par atteindre vos objectifs, si vous les avez clairement définis et que vous faites preuve de patience et de méthode.