La Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise (G.EI.D.E) vous permet de tendre vers une gestion « 0 papier » en dématérialisant, en classant en un point unique et en partageant l’ensemble des documents papiers de votre entreprise. Vous pérennisez la mémoire et les connaissancesde votre entreprise.
Organiser et centraliser numériquement toutes les données de l’entreprise
Vous dématérialisez tous vos documents entrants et sortants, qu’ils proviennent de vos logiciels Sage 100c, de vos outils bureautiques Microsoft Office ou de votre écosystème (experts-comptables, avocats, clients, fournisseurs etc.). Vous fluidifiez les processus de communication de l’information commerciale, juridique, comptable et financière, tout en réduisant les échanges papier, les risques de pertes de documents ou de transmission d’informations erronées.
Développer une relation plus forte avec vos clients
Grâce à Sage Document Ecosystème, vous communiquez avec vos clients, en mettant à leur disposition un Espace Clients pour diffuser toutes les informations nécessaires : communications commerciales, devis, factures, etc. L’accès aux documents est entièrement sécurisé, facile et rapide, 7j/7 24h/24.
Avec Sage Document Ecosystème vous augmentez votre marge en diminuant tous les frais généraux (consommable, papier, timbres, etc.) et créez une relation dynamique avec vos clients.
Fluidifier les processus avec Sage Document Workflow
Vous gagnez en efficacité en mettant en place des cycles de traitement et de validation : accord pour le paiement d’une facture ou d’une note de frais, approbation d’une commande fournisseur. La collaboration entre les différents services de l’entreprise est optimisée et chacun peut se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
Archiver en toute sécurité
En centralisant l’ensemble des documents échangés, vous assurez une conservation de la mémoire de l’entreprise, tout en diminuant vos coûts opérationnels, et en améliorant le service au tiers : clients, fournisseurs, partenaires, etc.
Vous choisissez entre le stockage sur site ou dans le Cloud pour un coût plus réduit et plus de sécurité : risques de pertes ou de défaillance de serveur limités, sauvegarde et accès distant facilités.Partez à la conquête de nouveaux clients et développez votre chiffre d’affaires en structurant la gestion quotidienne de votre portefeuille. Limitez les risques de perte d’affaires et suivez l’évolution de votre chiffre avec des tableaux de bord personnalisés.
Accéder à vos documents électroniques simplement
L’accès à vos documents est entièrement sécurisé, avec un accès facile et rapide, 7j/7 24h/24, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, depuis votre PC, tablette ou smartphone.
Selon un niveau d’habilitation personnalisable, vous retrouvez rapidement chacun de vos documents actualisés, vous les diffusez simplement vers l’extérieur et les partagez en interne.
Fonctionnalités
- Préservation, partage du capital intellectuel et des connaissances de l’entreprise avec toutes les personnes concernées de son écosystème
- Centralisation, en un point unique, de toute l’information et des données, quel que soit le format
- Classement des documents dans une arborescence structurée de dossiers et sous dossiers
- Visualisation des tâches à réaliser et notifications importantes depuis le tableau de bord personnel
- Recherche de documents via des mots-clés ou des critères spécifiques : type de document, date, numéro, etc.
- Création d’espaces de travail pour stocker et partager des documents spécifiques
- Création de circuits de validation simples ou avancés, pour tout document nécessitant une approbation : courrier entrant, bon de commande, factures, etc.
- Partage aisé des documents en interne
- Diffusion simplifiée des documents vers l’extérieur : fournisseurs, clients, avocats, expert-comptable, etc.
- Solution accessible, dimensionnée pour les PME garantissant un coût de possession réduit
- Sécurité et confidentialité des données dans le Cloud
- Réduction des coûts financiers liés à la gestion de documents « papier »
- Gains de productivité immédiats au niveau de
- l’organisation, de l’intégration et de l’archivage automatique
des flux d’informations provenant :
- de Sage 100c Comptabilité, Sage 100c Moyens de Paiement ou Sage 100c Gestion Commerciale
- de la capture de documents photocopiés et scannés
- de la suite de microsoft Office: Outlook,Word,Excel,Powerpoint, etc
- la recherche des documents
- l’organisation, de l’intégration et de l’archivage automatique
des flux d’informations provenant :
- Accès aux documents et à l’information dans toutes les situations de mobilité : télétravail, déplacements, rendez-vous extérieurs, etc.
- Consultation depuis smartphone et tablettes iOS,Android et Windows Phone
- Information accessible 7j/7 24h/24 et toujours actualisée
- Partage, traitement des tâches et validation de documents
- Possibilité de réaliser des présentations de documents (ex : catalogue), de faire signer des bons de livraison et devis, de classer des photos prises sur le terrain dans le dossier souhaité, etc.
- Notification à chaque mise à jour et/ou modification d’un document
- Renforcement de l’agilité des commerciaux et techniciens itinérants
- Fluidification des processus métiers (commercial, comptable, financier, etc.) et des tâches opérationnelles
- Mise en place de cycles de traitements et de validation de documents
- Gestion de WorKflow
- Approbation (signature) dans l’échange documentaire
- Visibilité renforcée sur les processus d’approbation de documents
- Elimination du risque de pertes de documents, de transmission d’informations erronées
- Travail collaboratif optimisé au sein de l’entreprise
- Sage Document Manager : archivage, gestion et partage de l’ensemble des documents de l’entreprise au sein de la solution de Gestion électronique d’informations et de documents de l’entreprise (GEIDE)
- Sage Document Filer – Configuration : indexation et classement des documents normalisés issus des applications Sage 100c
- Sage Document Offce : indexation et classement des documents bureautiques Microsoft Office(Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
- Sage Document Sync : synchronisation des documents entre le poste utilisateur et la GEIDE Sage Document Manager
- Sage Document Mobile : consultation, recherche, validation des documents depuis les périphériques mobiles (iOS, Android, Windows Phone)
- Sage Document Écosystème : Ouverture d’un accès distant en ligne et sécurisé à des partenaires et clients identifiés, appartenant à votre écosystème de travail, leur permettant de consulter à tout moment, l’ensemble des documents commerciaux échangés : devis, bons de livraison, factures, etc.